Od pierwszego telefonu do gotowego stoiska. Poznaj proces powstawania zabudowy targowej

Zabudowa targowa nie powstaje z dnia na dzień i rzadko zaczyna się od gotowego projektu. To proces, który składa się z wielu etapów – od pierwszej rozmowy, przez ustalenia i projekt, aż po produkcję, logistykę i montaż. Poznanie tej drogi pomaga lepiej zaplanować działania, uniknąć niepotrzebnego pośpiechu i świadomie podejmować decyzje na każdym etapie. Jeśli planujesz udział w targach i chcesz przejść przez ten proces spokojnie, skontaktuj się z nami i zaprojektuj swoją zabudowę z wyprzedzeniem.

Zabudowy targowe nie działają jak standardowe zamówienia z naszego sklepu. Nie mamy gotowych zestawów czekających na wysyłkę. Każde stoisko powstaje od początku, pod konkretne targi i konkretną przestrzeń. Projekt, konstrukcja, grafiki i produkcja są zawsze dopasowywane indywidualnie – nawet wtedy, gdy zabudowa jest z pozoru prosta.

W praktyce oznacza to, że ten proces wymaga czasu. Najprostsze realizacje mogą powstać nawet w kilka godzin, ale standardowo sama produkcja w sezonie trwa około 10–15 dni roboczych. Poza sezonem jest to zwykle około 5 dni. W wyjątkowych sytuacjach możliwe są realizacje ekspresowe, trwające 2–3 dni robocze od momentu opłacenia zamówienia i przekazania kompletnych, zaakceptowanych plików.

Do tego dochodzi etap projektu, przygotowanie grafik, logistyka i wysyłka. Dlatego nawet zabudowy, które określamy jako standardowe, warto planować z wyprzedzeniem. Ten czas pozwala wszystko spokojnie dopracować i przygotować stoisko, które będzie gotowe dokładnie wtedy, gdy go potrzebujesz.

Cały proces zaczyna się od rozmowy – zazwyczaj telefonicznej. To moment, w którym możesz po prostu zgłosić nam, że bierzesz udział w targach i potrzebujesz stoiska. Nie musisz mieć gotowych odpowiedzi ani dopracowanego planu – choć im więcej informacji, tym lepiej.

Na tym etapie nie przechodzimy od razu do wyceny. Najpierw wspólnie porządkujemy informacje i ustalamy, w jakim kierunku iść. Rozmawiamy o samych targach, przestrzeni i Twoich planach. Wszystko po to, żeby złapać wspólny punkt wyjścia i ustalić kierunek dalszych działań. Dzięki temu dalsze etapy przebiegają sprawniej i bez niepotrzebnych korekt.

Warto też pamiętać, że sam metraż stoiska to dopiero początek. Ten sam rozmiar może oznaczać zupełnie różne konstrukcje i bardzo różne budżety. Dlatego na starcie skupiamy się na rozmowie, a nie na pochopnych wycenach.

Na tym etapie wchodzimy trochę głębiej w szczegóły. Rozmawiamy o Twoim doświadczeniu targowym, o tym, jak chcesz zaprezentować ofertę i jakim budżetem dysponujesz. Część tych ustaleń odbywa się telefonicznie, część mailowo, czasem w trakcie spotkań.

Poruszamy też kwestie organizacyjne, w tym montaż stoiska. Możesz zająć się nim samodzielnie albo powierzyć go naszemu zespołowi. Ta decyzja ma wpływ na zakres prac i dalsze planowanie, dlatego ustalamy ją na wczesnym etapie.

Ten fragment procesu bywa rozciągnięty w czasie, zwłaszcza gdy do targów jest jeszcze sporo czasu. Decyzje często wymagają wewnętrznych konsultacji i spokojnego przeanalizowania propozycji. Dajemy na to przestrzeń, żeby wszystko było dobrze przemyślane.

Na tym etapie dużo tłumaczymy i pokazujemy. Jeśli do tej pory korzystałeś z zabudów jednorazowych, systemy modułowe i wielorazowe mogą funkcjonować trochę inaczej, niż się spodziewasz. Dlatego poświęcamy czas na wyjaśnienie, jak wszystko działa w praktyce.

Często punktem wyjścia jest konkretna wizualizacja albo inspiracja, z którą do nas przychodzisz. Wspólnie sprawdzamy, jak można ją przełożyć na zabudowę, która będzie wygodna w użytkowaniu i możliwa do wykorzystania na więcej niż jednym wydarzeniu.

Ten etap pozwala świadomie podjąć decyzję i uniknąć rozwiązań, które sprawdziłyby się tylko jednorazowo.

Gdy mamy już wszystkie potrzebne informacje, przechodzimy do etapu projektowego. Jego efektem jest wizualizacja, która pokazuje, jak stoisko będzie wyglądać w przestrzeni targowej. To moment, w którym pomysł zaczyna przybierać realną formę.

Przygotowanie projektu i grafik wymaga czasu. Zwykle trwa to do tygodnia i zależy od bieżącej dostępności zespołu graficznego. Gotowa wizualizacja bardzo ułatwia podjęcie decyzji, ale warto pamiętać, że za nią stoi praca kilku osób i konkretne ustalenia techniczne.

Każdy projekt tworzymy od podstaw. Nawet zabudowy, które na pierwszy rzut oka wyglądają na standardowe, są w praktyce dopasowywane do Twojej przestrzeni i potrzeb. Dlatego nie przygotowujemy wielu wariantów ani gotowych pakietów. Zamiast tego prezentujemy jedną, przemyślaną propozycję, którą w razie potrzeby możemy dalej dopracować i modyfikować.

Gdy projekt jest gotowy i zaakceptowany, przechodzimy do produkcji. To etap, w którym wszystko, co wcześniej było na wizualizacji, zaczyna powstawać fizycznie. W sezonie produkcja trwa zazwyczaj około 10–15 dni roboczych. Poza sezonem ten czas jest krótszy i wynosi około 5 dni roboczych.

Jeśli wszystkie materiały są kompletne, opłacone i zaakceptowane bez uwag, realizacja może przebiec szybciej. W przypadku elementów przygotowywanych na zamówienie, takich jak cięcie lub lakierowanie ram, albo przy częściach zlecanych firmom zewnętrznym, czas produkcji może się nieco wydłużyć. Zwykle są to pojedyncze dodatkowe dni robocze.

Produkcję rozpoczynamy dopiero po zaksięgowaniu płatności i otrzymaniu kompletu zaakceptowanych materiałów.

Po zakończeniu produkcji przychodzi czas na logistykę. To etap, który również ma wpływ na cały harmonogram. Sama wycena transportu może zająć od kilku godzin do kilku dni. Zależy to od wielkości i formy zabudowy. Dopiero po jej ustaleniu możemy zaplanować dalsze działania.

Mniejsze elementy mogą zostać wysłane bardzo szybko. Większe zabudowy transportowane są na paletach i wymagają odpowiedniego zaplecza logistycznego. W przypadku dostaw targowych ważna jest także koordynacja z obiektem targowym i obowiązującymi tam zasadami. Nasz zespół może pomóc Ci w organizacji dostaw. 

Na terenie Polski transport może odbyć się nawet z dnia na dzień, jeśli pozwala na to harmonogram. W przypadku wysyłek poza Polskę dostawa zajmuje zwykle około tygodnia.

Na tym etapie ustalamy, jak będzie wyglądał montaż stoiska. Możesz zdecydować się na samodzielny montaż, montaż realizowany przez nasz zespół albo rozwiązanie mieszane. Każdą z tych opcji omawiamy wcześniej i planujemy z wyprzedzeniem.

Jeśli wybierasz samodzielny montaż, zorganizujemy dla Ciebie szkolenie. Pozwala ono spokojnie poznać konstrukcję i sposób składania poszczególnych elementów. Dzięki temu w dniu targów wiesz, czego się spodziewać i jak wszystko złożyć krok po kroku.

Szkolenie jest wliczone w cenę stoiska i odbywa się przed jego pierwszym użyciem.

Po podjęciu decyzji o realizacji, otrzymasz od nas umowę z jasno określonym zakresem prac i terminami. Od tego momentu wszystko przechodzi w tryb wykonawczy. My pilnujemy kolejnych etapów, a Ty masz jasność, co dzieje się po drodze i na jakim etapie jesteśmy.

Gotowa zabudowa targowa to efekt koordynacji działań wielu osób i działów. Decydując się na współpracę z nami, dostajesz kompleksową obsługę, która nie kończy się na projekcie czy wizualizacji. Dla nas najważniejsze jest to, żeby stoisko faktycznie powstało, dotarło na miejsce i było gotowe do użycia w dniu targów. Oraz Twoje zadowolenie!

Chcesz zamówić zabudowę spokojnie i bez pośpiechu? Skontaktuj się z nami i zaplanuj targi z wyprzedzeniem. Przepowadzimy Cię przez cały proces – od pierwszej rozmowy, przez projekt i produkcję, aż po montaż i dostawę.